Особенности заключения договора аренды квартиры между физическим и юридическим лицом

По закону, аренда жилого помещения юридическим лицом, то есть организацией, у физического лица, то есть собственника, возможна и полностью легальна. И даже нюансов у такого вида сделок не очень много: главное, что нужно знать, — как и в случае с любым другим видом найма, отношения между физическим и юридическим лицом нужно закрепить в письменном виде. Рассказываем, как компании оформить сотрудничество с физлицом, за что она должна платить налоги и как правильно оформить договор.

Может ли организация сдавать либо снимать квартиру

Сдавать квартиру можно как физическому, так и юридическому лицу. Разница лишь в том, что договор найма заключается с физлицом, а юридическое лицо может получить помещение во временное пользование по договору аренды.

Наймодателем по договору найма может быть любое лицо, а нанимателем — только физическое. Есть и небольшой юридический нюанс: с юридическими лицами заключается именно договор аренды, а не найма, в связи с тем, что сами они, естественно, проживать в помещениях не могут.

Договор аренды между физическим и юридическим лицом могут заключить, например, компании, которые отправляют своих сотрудников в иногородние офисы на переобучение или работу.

Организации могут заключить с владельцем квартиры договор аренды на любой срок — от одного дня до нескольких лет. Собственники обычно рады возможности сдать жильё на длительный срок, так как для них это означает стабильный доход. Бизнесу, в свою очередь, это тоже выгодно, так как не надо каждый раз искать сотруднику новое жильё. 

Главный риск для компании в заключении договора с физическим лицом сводится к тому, что он может незаконно вести свою деятельность — то есть не платить налоги от полученного дохода и никого об этом не уведомлять. Ответственность за чужие противоправные действия в подобных случаях не наступает, однако и заключившим договор, и проживающим в снятой квартире на законных основаниях придётся давать показания, и, возможно, выступать свидетелями в суде.

Особенности договора аренды квартиры с юридическим лицом

Организация может арендовать жильё только для проживания в нём сотрудников. Нельзя размещать офис или склад в квартире: для таких целей подходит только нежилая недвижимость.

В противном случае неправомерное использование квартиры может привести к проверкам от правоохранительных органов. Нанимателю может грозить ответственность на основании части 1 статьи 7.21 КоАП РФ «Нарушение правил пользования жилыми помещениями»: административный штраф для граждан — от 1000 до 1500 рублей; для должностных лиц — от 2000 до 3000 рублей; для юридических лиц — от 20 000 до 30 000 рублей.

Как заключить договор

Когда речь идёт о договоре между физическими лицами, в их отношении действует правило: соглашение об аренде на срок более года должно быть заключено в письменной форме и зарегистрировано в Росреестре. Но если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, письменный договор необходим в любом случае. Об этом говорится в пункте 1 статьи 609 ГК «Форма и государственная регистрация договора аренды».

Договор аренды квартиры юридическим лицом у физического лица по содержанию похож на соглашение, которое оформляется между физлицами. В нашем случае отличие — в оформлении шапки. В начале документа прописывается название компании, ответственное лицо, а также основание, на котором оно уполномочено заключать соглашение.

Может ли компания взять в аренду квартиру для нужд организации

Это возможно, например, для принятия представителей других компаний, приглашённых на деловые переговоры. Но как подтвердить и отчитаться за такие траты? И можно ли учесть их в расчёте налога на прибыль?

Если договор аренды заключён с человеком, не являющимся предпринимателем, с выплат по такому договору нужно удержать НДФЛ. У арендодателя необходимо запросить документы, подтверждающие, что квартира принадлежит ему по праву собственности, или же доверенность на то, чтобы сдавать её в аренду.

Для подтверждения расчётов по арендной плате необходимо предоставить первичные документы, содержащие все необходимые реквизиты. В этот набор могут входить: 

• договор, заключённый и подписанный обеими сторонами;
• график арендных платежей — документ, который фиксирует ежемесячную оплату нанимателя по основному соглашению об аренде, где прописываются права и обязанности сторон, стоимость оплаты и дата внесения траншей;
• акт приёмки-передачи имущества, счёт на оплату услуг и т. д.. При этом акт об оказании услуг аренды нужно оформлять только в том случае, если это прямо предусмотрено договором аренды.

Если организация учтёт затраты на проживание деловых партнёров при расчёте налога на прибыль, то это может вызвать претензии со стороны проверяющих органов. Затраты на проживание деловых партнёров в большинстве случаев, как показывает практика, не могут быть признаны представительскими расходами. Тем не менее, если компания готова к возможному спору с инспекцией, то такие затраты можно включить в состав прочих расходов, связанных с трудовой деятельностью. 

Если сотрудники контрагентов будут проживать в квартире, арендованной компанией, то затраты на их проживание можно учесть только в том случае, если эти расходы включены в стоимость договора. В противном случае такие траты не будут признаны обоснованными, поскольку организация не несёт обязанности возмещать их согласно трудовому законодательству, ведь сотрудники контрагента не являются работниками данной организации. Это обосновывается статьёй 166 Трудового кодекса «Понятие служебной командировки».

По норме закона, это должна быть поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оговаривается, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. 

Вторая статья, которая запрещает признавать расходы на проживание чужих сотрудников, — 168 ТК «Возмещение расходов во время служебной командировки». Согласно ей, работодатель может компенсировать траты только своим штатным работникам. 

Однако есть прецеденты, в рамках которых расходы на проживание сотрудников других компаний могут быть признаны обоснованными. Если организация потратилась на аренду жилья для деловых партнёров, чтобы поддержать связи с другими компаниями (подрядчиками, соисполнителями) и привлечь новых клиентов, то такие траты можно считать экономически целесообразными, так как они могут привести к росту производства и расширению рынка сбыта. В некоторых судебных решениях было признано, что уменьшение налогооблагаемой прибыли за счёт таких расходов является законным.

Так, например, представители ООО «Геойлбент» обратились в Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа с заявлением, оспаривающим постановление ФНС. ООО пожаловалось на налоговую, которая решила, что компания необоснованно предъявила к вычету из бюджета налог на добавленную стоимость по расходам, связанным с проживанием в арендованной квартире представителей других организаций. По мнению ФНС, «Геойлбент» неправомерно отнесла к расходам при исчислении налога на прибыль представительские расходы. 

Налоговая сочла, что данные расходы не могут быть рассмотрены как представительские, так как они не являются экономически целесообразными. Отсутствие целесообразности ФНС выявила, заявив, что невозможно подтвердить срок окупаемости созданного производства, для работы над которым и была предназначена поездка. Суд решил, что налоговая не имела права выставлять такие требования, так как они не соответствуют статьям Налогового кодекса РФ.

Как зарегистрировать договор в Росреестре

Если договор аренды квартиры между физлицом и юрлицом заключается на срок более 11 месяцев, необходимо в течение 30 дней с момента его подписания зарегистрировать документ в Росреестре. Сделать это может любая сторона: собственник, юрлицо или их представители с нотариально заверенной доверенностью.

Документы, которые понадобятся для оформления:

• заявление от имени арендатора или арендодателя (зависит от того, кто подаёт документы);
• паспорт того, кто подаёт заявления;
• оригиналы договора в трёх экземплярах: по одному от каждой из сторон и один для Росреестра;
• акт приёма-передачи недвижимости;
• документ, подтверждающий право собственности арендодателя на недвижимость (нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации прав или выписка из ЕГРН)
• документ, подтверждающий оплату госпошлины. Оплачивает её тот, кто подаёт заявление на регистрацию.

Если документы подаёт юрлицо, дополнительно понадобятся:

• нотариально заверенная доверенность;
• учредительные документы, ИНН и выписка из ЕГРЮЛ — оригиналы или заверенные копии.

Размер госпошлины для физических лиц составляет 2000 рублей, для юридических лиц — 22 000 рублей. Оплатить можно в банке, квитанцию надо будет приложить к пакету документов в МФЦ.

Резюме

Юридические лица имеют такое же право на аренду жилого помещения, как и физические. Но есть несколько особенностей.

• Квартира может использоваться только для проживания в ней.
• Сотрудники могут проживать в таких помещениях только во время служебных командировок.
• Не все расходы компании на проживание сотрудников в арендованном жильё могут быть представлены к вычету.
• Договор между юридическим и физическим лицом об аренде не сильно отличается от соглашения между физлицами, за исключением реквизитов организации.