Где жить в командировке: варианты для сотрудников и работодателей

Работа часто предполагает поездки в другой город: например, для обучения или выполнения рабочего задания. В этом случае возникает вопрос, где жить в другом городе. Расскажем про аренду квартиры в командировке, а также разберёмся, какие документы для этого нужны.

Аренда квартиры для командированных сотрудников

Есть несколько вариантов, где можно остановиться на время командировок. Часто компании заботятся о своих сотрудниках и оформляют для них проживание, но порой приходится искать ночлег самостоятельно. Комфортность пребывания будет зависеть от количества проживающих, а также от длительности поездки. Например, неделю можно пожить в скромных условиях с коллегой в гостинице, а вот на три месяца хочется получить больше пространства — и, желательно, отдельного. Вот список доступных вариантов для комфортного проживания в командировке:

• квартира родственников или друзей;
• постоянная квартира от работодателя для сотрудников;
• гостиница или отель;
• аренда жилья у физлиц;
• аренда апартаментов. 

Во всех случаях стоит опираться на Трудовой кодекс, который регулирует возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Порядок и размеры определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, поэтому в каждом случае необходимо всë выяснять индивидуально.

Гостиница, квартира родственников или жильё от работодателя

Есть ряд удобных вариантов, которые не требуют сложных манëвров. Например, если сотрудник едет в другой город, где живёт его троюродная сестра, это отличный вариант совместить приятное с полезным. Краткосрочное пребывание в гостях может отлично скрасить общий досуг. 

Если же поездка планируется на долгий срок, то стоит обсудить условия с сожителем заранее или всё же позаботиться об отдельном жилье самостоятельно. 

В любом случае затраты на проживание (даже у родственников) работодатель также обязан возместить, а для этого необходимо обсудить с ним условия и написать служебную записку.

Если у компании имеется специальная квартира для командировок, то это также решает многие вопросы. Как правило, такое жильё оборудовано всем необходимым для временного пребывания: постельным бельём, кухонными принадлежностями, и, возможно, периодически в квартиру даже вызывают клининг. 

Перед поездкой стоит уточнить, сколько в квартире комнат и не будет ли соседей. Работодатель обязан предоставить комфортные условия для работы и отдыха. Обычно для проживания в таких квартирах оформляется специальный договор, где прописываются данные сотрудника, правила проживания и ответственность.

Ещё один популярный вариант — гостиница. В ней удобно жить короткое время, на более длительный срок здесь можно поселиться, только если предусмотрено питание. В случае поездки с коллегой желательно настоять на двухкомнатном номере, а ещё лучше — на раздельных. Если гостиницу оплачивал работодатель, сотрудника могут попросить взять на ресепшне заведения талон о пребывании. Стоит сохранить все оплаченные чеки и накладные в случае, если командировку оплачивают уже постфактум.

Аренда квартиры в командировке у физического лица

Бывает и так, что в командировке нужно позаботиться о жилье самостоятельно. В этом случае можно снять квартиру, а для того, чтобы работодатель компенсировал затраты на аренду квартиры в командировке, понадобятся подтверждающие документы.

Самое важное — заключить договор краткосрочной аренды. Предметом такого соглашения может стать только квартира, а арендодателем — физическое лицо.

Такой договор аренды содержит паспортные данные сторон и информацию о жилье. Участники сделки указывают в документе срок соглашения, размер арендной платы и длительность пребывания (в случае командировки на несколько месяцев). В соглашении указывается дата, стороны оставляют свои подписи.

Аренда жилья в командировке у физического лица подразумевает и наличие расписки о передаче денег за проживание. Расписку, договор и приказ о командировке нужно будет передать в бухгалтерию.

Стоит отметить, что сумма денег, потраченных на квартиру для командировочных, не облагается НДС и должна быть возмещена в полном объëме. Возврат денег за проживание в командировке без документов не предусмотрен по закону, но средства могут быть выплачены по договорённости с работодателем. В этом случае с суммы будет удержан НДФЛ.

Если нужно арендовать жильё для сотрудника в командировке

Наëм жилья в командировке у физического лица может лечь и на плечи работодателя. Тогда договор на аренду квартиры заключается между компанией и собственником. Он может быть составлен на длительный срок, подразумевая пребывание разных сотрудников, а также на определённый период для конкретного человека. 

Такие затраты не признаются расходами, которые облагаются страховыми взносами. Исключением станет только компенсация денег сотруднику, который не предоставил подтверждающие аренду документы, так как при этом теряется компенсационный характер выплат. Как мы уже писали выше, в этом случае компенсация неподтверждённых расходов будет облагаться НДФЛ.

Аренда апартаментов

Также можно попробовать снять нежилое помещение — апартаменты, а вместо краткосрочного договора аренды предоставить расписку об оплате за проживание. Если расписка выдаётся без договора, то в ней должны быть подробно прописаны все основные пункты, которые обычно включены в соглашение аренды: данные сторон, информация о помещении, срок и сумма оплаты. 

Аренду апартаментов нужно предварительно обсудить с работодателем, так как некоторые могут отказать в компенсации командировки — подобного рода затраты считаются неподтверждëнными расходами.

В любом случае каждый вариант нужно обсуждать. Если условия не подходят, стоит изучить локальные акты и коллективный договор, после чего настаивать на условиях, прописанных в подобных документах.