3-НДФЛ при сдаче в аренду квартиры: кто должен заполнять, когда и зачем

По российским законам, любой доход должен облагаться налогом. Если собственник сдаёт свою квартиру, то обязан заключать договор, а с арендной платы ему необходимо отчислять процент в казну государства. Сегодня рассказываем, сколько налога платить, как оформить 3-НДФЛ при сдаче квартиры в аренду и куда подавать декларацию.

Варианты расчёта налогов для арендодателей

Ежемесячный арендный платёж, который получает собственник квартиры от квартиранта — это доход, который должен облагаться налогом. Законом предусмотрено несколько вариантов, как можно официально проводить доход от сдачи жилой недвижимости в аренду.

1. Самозанятость. Владельцы недвижимости могут оформить самозанятость и платить налог по ставке 4 или 6% в зависимости от того, кому сдается жильё — физическому или юридическому лицу (ФЗ №422-ФЗ, ст. 10). После получения арендной платы собственник должен ежемесячно формировать чек в специальном приложении, а налог рассчитывается автоматически. Но действует ограничение по сумме годового дохода — не более 2,4 млн рублей. То есть если квартира сдается дороже, чем за 200 000 рублей в месяц, использовать самозанятость нельзя — потребуется открывать ИП. 
2. Индивидуальное предпринимательство. Если у собственника уже оформлено ИП, он может по нему проводить арендные платежи. Но не запрещено и специально открыть ИП для получения прибыли от аренды жилой недвижимости. Размер налоговой ставки зависит от системы налогообложения, которую использует предприниматель. Наиболее выгодная для арендодателей — УСН: по ней предусмотрена самая низкая процентная ставка в размере всего 6%.
3. Физическое лицо. Доходы простых граждан, полученные от сдачи квартиры в аренду, облагаются налогом по ставке 13%. В отличие от заработной платы, где с сотрудника налог удерживает работодатель, арендодатель обязан сам отчитаться о своём доходе в налоговой службе.

Если собственник квартиры не самозанятый и не ИП, то, чтобы отчитаться о доходах и заплатить налог, потребуется заполнять декларацию 3-НДФЛ.

Что такое декларация о доходах 3-НДФЛ

3-НДФЛ — это форма налоговой декларации, которую граждане обязаны самостоятельно заполнять и подавать в отделение ФНС по месту жительства. Если источник дохода только один, и тот является зарплатой, то декларация не подаётся. Обычно граждане обращаются в налоговую службу с 3-НДФЛ в одном из случаев:

• есть дополнительный доход помимо официальной заработной платы — дивиденды, страховые выплаты, доходы от авторских или смежных прав и т. д.;
• налогоплательщик хочет получить вычет — возврат части суммы с ранее уплаченных налоговых взносов можно получить за обучение, лечение, при покупке объекта недвижимости, за инвестиции и т. д..

Декларация 3-НДФЛ при сдаче квартиры в аренду подаётся один раз в год — за предыдущий налоговый период. Если жильё сдаётся в 2023 году, то отчитаться перед налоговой нужно будет только в 2024 году. При этом неважно, сколько месяцев сдаётся жилье, а также не имеет значения, как арендодатель принимает деньги от своих жильцов — понедельно, помесячно или поквартально. Важна общая сумма дохода за год.

Срок подачи декларации — не позднее 30 апреля. Но если последний день выпадает на праздничные дни, то срок для налогоплательщиков сдвигается. Например, в 2023 году арендодатели и все прочие плательщики НДФЛ могли подавать декларацию вплоть до 2 мая.

Но эксперты не рекомендуют тянуть до крайней даты и подавать декларацию в последний момент. Важно учесть форс-мажор и простой человеческий фактор: например, может случиться сбой, и электронная версия отчёта о доходах просто не дойдёт до налоговой инспекции вовремя, или Почта России затянет с доставкой декларации. Поэтому лучше подавать 3-НДФЛ за 2-3 недели до наступления крайнего срока.

Форма 3-НДФЛ

Декларация о доходах — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. На первый взгляд он кажется непонятным и довольно сложным. Но давайте разберем, какие разделы в нём есть:

• титульный лист — включает общую информацию о налогоплательщике и отчётном периоде;
• раздел №1 — содержит сведения о подоходном налоге;
• раздел №2 — в нём налогоплательщик самостоятельно рассчитывает налоговую базу и сумму НДФЛ к уплате;
• приложения — отдельные страницы для разных видов доходов и налоговых вычетов, которые заполняются в зависимости от наличия сведений. Всего в 3-НДФЛ 8 приложений и дополнительных страниц расчётов к ним.

При подаче 3-НДФЛ при сдаче квартиры собственник заполняет не весь многостраничный документ. Арендодателям повезло: им нужно вписать свои данные только в титульный лист, разделы №1 и 2, а также в приложение №1. Если есть право на получение стандартных или социальных налоговых вычетов, можно заполнить и приложение №5.

Заполняем декларацию при сдаче квартиры в аренду

Заполнять декларацию нужно по определённым правилам — документ с ошибками просто не примут в налоговой инспекции. Это может быть критично, особенно, если собственник подаёт декларацию в последний день. Рассказываем про общие правила заполнения декларации 3-НДФЛ за аренду квартиры.

Общие правила

3-НДФЛ за аренду квартиры заполняется налогоплательщиком вручную или в электронном виде. От того, какой способ выбран, зависят правила заполнения документа.

1. Вручную. Декларация заполняется только ручкой чёрного или синего цвета. Писать надо печатными буквами. Ячейки, по которым у собственника нет данных, не должны оставаться пустыми — в них ставятся прочерки. Рекомендуем перед заполнением потренироваться писать печатными буквами в отдельных ячейках на обычном листе в клеточку. Без практики очень сложно писать каждую букву отдельно, легко забыться и испортить бланк.
2. В электронном виде. При заполнении электронной декларации на компьютере или мобильном телефоне используют шрифт Courier New 16 или 18 размера. Текст выравнивают по правому краю. Все слова пишутся заглавными буквами (верхний регистр). Заполнять декларацию на компьютере легче — можно исправить ошибки. Кроме того, есть специальные программы, предназначенные для заполнения 3-НДФЛ, которые самостоятельно подбирают нужные коды.

Каждая страница декларации нумеруется в специальном поле. Отсчёт начинается с титульного листа — ему присваивается номер «001».

Первый лист — титул

Заполнение 3-НДФЛ по аренде квартиры начинают с титульного листа. На этой странице указывают:

• индивидуальный налоговый номер (ИНН) собственника квартиры;
• номер корректировки — это номер попытки сдать декларацию: если она подаётся в первый раз, то ставится 0, если попыток больше, то указывается номер попытки;
• отчётный год — год, предшествующий тому, в котором подаётся отчёт о доходах;
• код налогового периода — разным налоговым периодам присваиваются коды, но декларация подаётся за весь год, поэтому указывается код «34»; 
• код налогового органа, куда подаётся декларация — можно узнать на сайте ФНС или в самой налоговой инспекции, если декларация подаётся лично;
• код страны и категории налогоплательщика — для России используют международный код классификатора «643», код физических лиц — «760»;
• ФИО и дата рождения;
• код вида документа — для декларации требуется паспорт, он идёт под кодом «21»;  
• паспортные данные;
• код статуса налогоплательщика — указан в самой декларации, резиденты указывают «1», нерезиденты — «2»;
• номер контактного телефона;
• количество страниц в декларации — этот момент оставляют напоследок и вписывают цифру тогда, когда все нужные разделы и приложения уже заполнены.

Если за собственника квартиры декларацию подаёт доверенное лицо, это нужно отметить в нижней части титульного лица. Там указывается ФИО представителя и дата подачи 3-НДФЛ, а также ставится подпись.

Второй лист — Раздел №1

В этом разделе арендодатель должен указать доходы, которые он получил от сдачи квартиры в аренду. На этой странице декларации указываются:

• ИНН;
• номер страницы;
• фамилия и инициалы налогоплательщика;
• код бюджетной классификации (КБК) — арендодатели указывают код 18210102030011000110;
• код по ОКТМО — определяет муниципальное образование, в котором уплачивается налог, узнать нужный ОКТМО можно на официальном сайте ФНС;
• сумма налога — рассчитывается самостоятельно на основании полученного дохода за отчётный период и действующей налоговой ставки.

Остальные поля на странице арендаторам заполнять не нужно. Внизу раздела налогоплательщик ставит свою подпись, подтверждая достоверность и полноту указанных сведений и дату заполнения декларации.

Чтобы рассчитать сумму налога для уплаты, нужно умножить сумму арендной платы на количество месяцев, когда квартира сдавалась, и от полученной суммы рассчитать налог (для физических лиц — 13%). 

Третий лист — Раздел №2 

В этой части декларации арендодателю необходимо расписать, как и откуда получилась сумма налога к уплате, указанная в предыдущем разделе. Раздел состоит из двух частей. В верхней части страницы снова указывается ИНН, фамилия и инициалы налогоплательщика, а также номер страницы. Далее в первой части раздела прописываются сведения о доходах. 

• код вида дохода — доходы от сдачи имущества в аренду проходят под кодом «08»;
• сумма доходов за отчётный период;
• доходы, подлежащие налогообложению — если нет никаких льгот или прав на вычеты, то сумма указывается та же;
• налоговая база.

Там, где нужно, вписывается сумма дохода от сдачи квартиры в аренду, а во всех оставшихся ячейках проставляются нули.

Во второй части раздела в строке 070 прописывается сумма налога, который подлежит уплате в бюджет, а во всех остальных строках ставится «0». В конце страницы так же, как и на предыдущих, ставится подпись налогоплательщика и указывается дата заполнения 3-НДФЛ со сдачи квартиры.

Четвёртый лист — Приложение №1

Этот раздел заполняется для конкретизации источника получения доходов. Собственникам, получающим доход от сдачи квартиры в аренду, необходимо указать следующие данные:

• код вида дохода — «08»;
• налоговая ставка для расчёта;
• наименование источника выплаты дохода — прописывается, что сдаётся в аренду квартира, и указывается её точный адрес;
• общая сумма дохода;
• удержанная сумма налога.

После того, как все необходимые разделы декларации заполнены, нужно убедиться, что всё сделано правильно и проверить данные на отсутствие ошибок. Важно помнить, что заполнение декларации 3-НДФЛ при сдаче в аренду квартиры требует внимательности и аккуратности. Если налоговый инспектор обнаружит ошибки, помарки или неточности, декларацию не примут, и придётся заполнять её заново. Если возникают трудности или вопросы, можно обратиться за консультацией к специалисту — налоговому консультанту или представителю налоговой инспекции. Это поможет избежать ошибок и быть уверенным, что все документы заполнены правильно и в соответствии с требованиями налогового законодательства.

Готовую заполненную декларацию можно сдать в налоговую инспекцию лично или через электронную систему, если такая возможность предусмотрена в регионе.

Какие документы необходимы для подачи 3-НДФЛ

Заполнить декларацию — это только половина дела. Нельзя просто написать цифры и ничем их не подтвердить, поэтому в качестве приложения к 3-НДФЛ рекомендуем собрать следующий пакет документов.

1. Копия договора аренды — так собственник подтвердит наличие арендных отношений, дату их начала и период, когда получал от жильца плату за проживание. При этом не имеет значения, зарегистрирован договор в Росреестре или нет, главное, чтобы был сам договор, правильно заполненный и подписанный сторонами сделки.
2. Документы, подтверждающие получение дохода — это могут быть расписки арендатора (копии) или выписка с банковского счёта. Если собственник принимает арендную плату наличными, необходимо каждый раз составлять расписку о получении денег. Если используется безналичный перевод, то арендатор должен указывать назначение платежа — арендная плата.
   

Образец заполнения 3-НДФЛ при сдаче квартиры в аренду

Если собственник впервые подаёт декларацию о доходах от сдачи квартиры в аренду, то заполнить документ правильно будет сложно. Проще всего заполнять декларацию по образцу. Можно воспользоваться примерами, представленными в нашей статье.

Также найти образцы для заполнения декларации можно:

• на сайте Федеральной налоговой службы;
• на информационных стендах в отделениях ФНС в вашем населенном пункте;
• в свободном доступе в интернете.

Главное — не переписывать данные бездумно, ведь для каждого дохода, региона и налогового периода предусмотрены свои коды.

Штрафы за нарушения

Если гражданин не подал декларацию о доходах вовремя или вовсе проигнорировал это требование законодательства, последуют штрафные санкции. Нарушителя обяжут заплатить штраф в размере 5% от суммы налога за каждый месяц, прошедший с даты, установленной для подачи декларации (НК РФ, ст. 119, п. 1).

Оплачивать налог нужно не в день подачи налоговой декларация при аренде квартиры, на это отводится достаточно времени — 2,5 месяца. Крайний срок для оплаты — 15 июля года, в который подана декларация. Если налог не оплачен, нарушителю грозит штраф — 20% от суммы неуплаченного налога (НК РФ, ст. 122, п. 1).

Коротко о главном

«Заплати налоги и спи спокойно» — этот рекламный слоган актуален во все времена и для всех налогоплательщиков. Если собственник сдаёт квартиру в аренду, нужно платить налоги — вне зависимости от суммы арендной платы и сроков сдачи жилья. Нужно понимать, что налоговые органы рано или поздно узнают о маленьком бизнесе, и платить всё равно придётся, но уже со штрафами.

Что нужно, чтобы без лишних проблем заполнить декларацию и уплатить налог со сдачи жилья в аренду.

1. Обязательно заключать договор с нанимателями.
2. Сохранять все платежные документы, подтверждающие внесение арендной платы.
3. Не позднее 30 апреля каждого года подать декларацию в налоговую инспекцию по месту регистрации.
4. Заполнять 3-НДФЛ на компьютере — так проще исправить ошибки, плюс можно сохранить заполненную декларацию как шаблон.