Отчётные документы при аренде квартиры

После возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться за все понесённые расходы — в том числе и за найм квартиры. Работодатель обязан возместить их, согласно статье 168 ТК РФ. При этом сотрудник может получить средства на расходы и авансом, ещё до отъезда в командировку, следуя п.10 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». 

Что такое отчётные документы при снятии квартиры и сколько денег могут по ним возместить — расскажем в этой статье.

Какие документы нужно запросить

Если командированный снял квартиру, то он должен предоставить работодателю договор найма жилого помещения. Документ составляют в двух экземплярах. Там указывают данные обеих сторон, название объекта и его адрес, срок действия, сумму оплаты, проставляют даты. Оба экземпляра подписывают наниматель и наймодатель. 

Если наймодатель — ИП или юридическое лицо, то он должен дополнительно предоставить чек. В случае с наймом квартиры у физического лица вместо чека подойдёт расписка, в которой должны должны быть прописаны все обязательные реквизиты учётного документа. А именно — название, дата, сумма оплаты, ФИО обеих сторон и подпись наймодателя. 

Также там нужно указать, за что получены деньги. Например, «за оплату проживания в квартире по адресу: г. Новосибирск, ул. Ленина, д 5, кв. 48 в период с 1 ноября 2022 года по 7 ноября 2022 года».

Если вместо квартиры сотрудник остановился в гостинице, то ему должны предоставить кассовый чек или документы, оформленные на бланке строгой отчётности. Об этом сказано в Постановлении Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. № 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».

Сколько могут возместить

Сумма и порядок возмещения обычно зависит от того, где работает командированный. 

В нормативных правовых актах Правительства РФ прописаны условия для сотрудников:

• федеральных государственных органов;
• государственных внебюджетных фондов (ПФР, Фонд соцстрахования, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования);
  
• федеральных государственных учреждений.
  

Например, в постановлении Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 указано, что этим категориям работников за найм помещения могут возместить до 550 рублей в сутки. Но сотрудник с согласия работодателя может получить и больше — если в бюджете организации есть на это деньги.

Военнослужащим следует ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 18.04.2020 N 553. Согласно этому закону, им могут возместить сумму не более стоимости однокомнатного или двухкомнатного номера — в зависимости от должности и звания.

В нормативных правовых актах органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления прописаны условия для работников:

• государственных органов;
• территориальных фондов обязательного медицинского страхования;
  
• госучреждений;
  
• органов местного самоуправления;
  
• муниципальных учреждений.
  

Найти эти акты можно на официальных сайтах администрации конкретного субъекта или учреждения, а также запросить у работодателя.

Для всех остальных категорий работников условия прописывают в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Это внутренние документы, которые создаёт организация с опорой на нормы трудового законодательства. Ознакомиться с ними также можно у работодателя.

Когда не нужно предоставлять отчётные документы за проживание в квартире посуточно

Само собой, иногда отчётности можно и не предоставлять. Приносить в бухгалтерию документы не требуется в следующих случаях.

• Компания сама перечислила деньги на счёт собственника или наймодателя. В этом случае отчитываться за такие расходы не нужно.
• Компания организовала проживание работников — например, поселила их в служебную квартиру. Получается, расходы понёс сам работодатель, поэтому документы для отчёта за снятие квартиры предоставлять тоже не потребуется.
  
• Командировочный снял не жилое помещение, а апартаменты, которые с юридической точки зрения считаются нежилыми. Расходы будут считать неподтверждёнными — возместить их могут, если работодатель разрешит это сделать.
  
• Сотрудник попал в стационар. Он должен выселиться из квартиры или гостиницы либо продолжать оплачивать жильё, но за свои деньги, и компенсации в этом случае не будет. Если же сотрудник временно потерял трудоспособность, но не лёг в стационар, ему продолжат возмещать расходы по найму жилого помещения.
  

В какие сроки и в каком виде нужно предоставить отчётные документы

Чтобы отчитаться за полученные деньги, после возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить работодателю авансовый отчёт и отчётные документы. Сделать это нужно строго в течение 3 рабочих дней после приезда. 

Авансовый отчёт обычно заполняют на специальном бланке. Для этого можно использовать унифицированную форму № АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Также подойдёт форма, разработанная организацией самостоятельно.

На бланке указывают фамилию, имя и отчество сотрудника, подразделение и дату, прописывают наименование документа, данные об авансе, сумму расходов, итоговую сумму и ставят подпись. 

К авансовому отчёту подшивают отчётные документы. В нижней его части бухгалтерия заполняет корешок, который затем отрывает и отдаёт работнику. Этот корешок подтверждает, что сотрудник передал все необходимые документы и отчитался об аренде и использовании средств.

К сожалению, в Налоговом кодексе Российской Федерации не указан конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить расходы на жильё в командировке. Чтобы избежать спорных ситуаций, желательно заранее уточнить информацию по отчётным документам у работодателя.