Как хранить килотонны канцелярии дома, чтобы всё было под рукой

С переходом на частичную или полную удаленку перед многими офисными сотрудниками встал вопрос о том, как не утонуть в бумагах и канцелярских принадлежностях. В этой статье мы собрали советы о том, как максимально эффективно организовать хранение канцелярии и личных документов у себя дома.

Первый и самый важный шаг в организации хранения чего-либо — избавиться от лишних вещей. Проведите масштабную инвентаризацию: разложите канцелярские принадлежности и выбросите наконец сломанные карандаши, закончившиеся ручки и потрескавшиеся линейки. Если у вас внезапно набралось шесть пар ножниц — отдайте или выбросите те, которыми не пользуйтесь. Заодно поймёте, чего вам не хватает — например, к завалявшемуся степлеру пора докупить скрепки, а на смену закончившимся ручкам нужно приобрести новые.

Просмотрите и все бумаги. Выцветшие чеки на устройства с закончившимся сроком годности, счета за электроэнергию четырехлетней давности, неактуальные рецепты — всё в мусорку, чтобы не утонуть в море ненужного хлама.

Следующий шаг — внимательно разберите бумаги, которые ещё могут пригодиться. Что для вас будет актуальным в ближайшее время, а что может понадобиться только через три года? Что является самым необходимым и должно всегда находится под рукой (паспорта, страховки, документы на имущество и т.д.)? Прежде чем перейти к организации хранения бумаг и документов, стоит рассортировать их по степени важности — после этого будет легче распределить, что и где должно храниться.

Теперь для самых важных бумаг надо подобрать отдельное место, чтбоы они всегда были под рукой. Лучше всего выделить отдельную папку, которая будет лежать, например, в ящике стола или в комоде при входе в квартиру. Если особо важных документов у вас много, можно подобрать папку с разделителями и разложить документы по категориям. 

Но в идеале под рукой должен остаться именно минимальный набор — российский паспорт, заграничный паспорт (при наличии), свидетельство о рождении (ваше и детей), свидетельство о браке (если актуально) и документы на машину/квартиру (если актуально).

Особо важные бумаги отложены, и вы остались наедине с бесконечными стопками документов. Если вы уже самостоятельный взрослый человек, у вас, скорее всего, скопилось немало бумаг — результаты медицинских исследований, договоры о гарантийном обслуживании, аттестаты и дипломы об образовании, чеки и многое другое. При наличии детей количество бумаг можно смело умножать в несколько раз.

Соответственно количеству имеющихся бумаг, определите под хранение документов отдельную полку — даже если до этого вам удавалось умещать бумаги в одном большом ящике стола. Чтобы выстроить и, что очень важно, поддерживать эффективную систему хранения и легкого нахождения документов, необходимо выделить для этого специальное пространство. Если позволяет размер жилья, то лучше, если места будет с запасом.

Что делать дальше, зависит от вашей фантазии — хранить документы можно как в специальных больших файлах, так и коробках или даже в органайзерах. Самое главное — внимательно разделить инструменты для хранения на категории и, если необходимо, подкатегории. Если у вас большая семья, то можно завести по отдельной коробке на каждого члена семьи, и уже в рамках каждой коробки промаркировать папки-файлы по категориям: медицина, недвижимость, финансы, и так далее.

Если же вы планируете разобрать документы, связанные с работой, то их стоит разделить на категории по другому принципу — в зависимости от того, в чем заключается конкретно ваша работа с бумагами. Например, выделить отдельные карманы для хранения папок-файлов на подпись, файлов на рассмотрение и файлов на отправку.

Если вы из тех людей, которые хранят чеки на товары на случай «а вдруг пригодится» — определите под них специальную банку или копилку и проводите ревизию каждые три-четыре месяца. Можно поставить такую банку прямо на входе в квартиру, чтобы чеки не забывались и не терялись. Тогда они будут всегда под рукой и не захламят пространство.

С бумагами разобрались — но остались ещё канцелярские принадлежности. Логика действий тут точно такая же, как и с бумажными документами: сначала разберите и распределите всю канцелярку по степени важности. Или, что более правильно, по частоте использования.

В набор важных принадлежностей могут входить, например, ножницы, несколько шариковых ручек и карандашей, ластик и точилка, несколько маркеров разных цветов, набор скрепок и линейка. Этот набор удобно всегда держать на столе, и для этого стоит подобрать удобный настольный органайзер. Использовать бесконечные «стаканы» — тоже вариант, но выглядеть такой метод хранения будет хаотично. Плюс, скорее всего, распределение разных видов канцелярки по «стаканам» надоест вам уже через день использования — и начнёте складывать все предметы в ближайший «стакан».

Подбирать органайзер правильнее всего с оглядкой на то пространство, которое есть на столе, количество необходимой канцелярии, цветовую гамму и, в некоторых случаях, в соответствии с бюджетом. В листалке выше мы предложили несколько интересных и функциональных вариантов.

Осталось разобрать оставшуюся канцелярию, которая используется не так часто. И для этого лучше всего использовать ящик письменного стола со специальными разделителями. Если канцелярии много, отведите на неё два ящика и рассортируйте имеющееся по размеру и цели использования. Для самых мелких вещей есть смысл приобрести маленькие коробочки: с ними постоянно рассыпающиеся гвоздики, ластики и скрепки потерять будет сложнее.

Организовав пространство, помните: для того, чтобы оно работало, нужно поддерживать выстроенную систему, избегать лишних и спонтанных канцелярских покупок и оперативно избавляться от ненужных документов.

Фото: Cinthia Becher (Unsplash), Tim Gouw (Unsplash), Agnivesh Jayadeep (Unsplash), Slava Keyzman (Unsplash)