Как правильно возместить расходы на коммунальные услуги по договору аренды

«А коммуналка уже включена в аренду?» — один из первых вопросов арендаторов при съёме жилья, который часто вводит в ступор собственников. Выясняем, как арендодателю возместить стоимость коммунальных услуг и правильно оформить это в документах, чтобы не возникло недопониманий с арендаторами.

Что входит в коммунальные услуги

В законодательстве нет чёткого разделения, кто должен платить за коммунальные услуги съемного жилья, — собственник или арендатор. Но ГК РФ закрепляет обязанности по содержанию арендованного имущества. По второму пункту статьи 616 «Обязанности сторон по содержанию арендованного имущества», арендатор обязан бережно относиться к жилью и нести расходы по его содержанию, если иное не предусмотрено договором аренды.

Сначала следует разобраться, какой перечень услуг входит в понятие «коммуналка». Каждый месяц собственник помещения получает счета от поставщиков коммунальных услуг. В эти платежи входят:

• газоснабжение;
• электричество;
• водоснабжение;
• водоотведение;
• централизованное отопление.

Важно, что услуги делятся на жилищные и коммунальные. 

Жилищные услуги включают в себя управление домом, его содержание и ремонт. Сюда относятся, например, уборка лестницы, ремонт почтового ящика или замена труб. Собственники квартир могут выбрать, кто именно будет предоставлять им жилищные услуги, — управляющая компания или ТСЖ. 

К коммунальным услугам относится снабжение дома ресурсами. Обычно их предоставляют монополисты, замену которым выбрать нельзя. Например, только городской водоканал может поставлять воду, а единственная в муниципалитете сбытовая компания — электричество. 

Если в одной сфере есть несколько РСО (ресурсоснабжающих организаций), то жильцы не могут выбирать между ними и должны пользоваться услугами той организации, к которой подключён их дом. Управляющая организация может выступать посредником между собственниками и РСО и выставлять единую квитанцию за все коммунальные услуги. Но в некоторых городах РСО заключают прямые договоры с жильцами, и тогда они получают несколько квитанций за разные коммунальные услуги от разных организаций. 

Вне зависимости от количества получаемых счетов, цены на ЖКУ формируются на основе тарифов, которые устанавливаются на уровне региональных энергетических комиссий (РЭК) и зависят от издержек на содержание и обновление сетей, затрат на персонал, прибыльности и других факторов. Для тех случаев, когда в квартире отсутствуют счётчики, РЭК также устанавливает нормативы потребления ресурсов.

Они, в свою очередь, могут быть разными и включают в себя множество факторов: наличие электроплиты, газового котла, размер ванны и даже необходимость использования воды для полива огородов, если это касается деревенской местности.  

Отопление

Расход тепла для отопления измеряется в гигакалориях. Существуют четыре схемы оплаты отопления в зависимости от наличия и расположения счётчиков.

Первый вариант основан на использовании общедомового прибора учёта тепла, без индивидуальных счетчиков в квартирах. Расход тепла делится между квартирами пропорционально квадратным метрам, и счета на отопление нежилых помещений (гаражи, магазины, офисы) вычитаются из общей платы.

Второй вариант предполагает наличие общедомового прибора учёта тепла и индивидуальных счётчиков в каждой квартире. Собственники платят только за фактический расход тепла, а общедомовой прибор используется для расчёта расходов на общие нужды (отопление подъездов, чердаков, подвалов). Они делятся на всех жильцов с учетом метража каждой квартиры

Третий вариант предполагает отсутствие общедомового прибора учёта тепла. Расход определяется по нормативам потребления ресурса, установленным РЭК, которые, как правило, выше реального потребления. Если в квартире нет зарегистрированных жильцов, то размер платы рассчитывается исходя из количества собственников.

Четвертый вариант применяется, если в некоторых квартирах в доме установлены индивидуальные приборы учёта тепла, а в остальных счётчиков нет. Расход тепла для помещений с приборами учёта рассчитывается на основе их показаний, а для квартир без него — на основе общего расхода тепла по дому за вычетом оборудованных счётчиками жилищ.

Для расчёта тарифа на горячую воду используются два показателя:

• стоимость холодной воды; 
• стоимость тепла, потраченного на нагрев.

Тариф на подогрев воды может рассчитываться по трём схемам.

1. Открытая схема горячего водоснабжения: вы можете рассчитать стоимость нагрева горячей воды по формуле: Стоимость нагрева = норматив x объём потребления x тариф на тепловую энергию.
2. Округлённый норматив за кубический метр.
   
3. Для закрытой системы теплоснабжения формула будет отличаться:

Стоимость нагрева = стоимость 1 м³ холодной воды + стоимость подогрева 1 м³ холодной воды x объём потребления.

Для новостроек норматив на подогрев ниже, так как оборудование более новое, а сами дома более энергоэффективны.

Водоотведение

Оплата использования системы водоотведения (она же канализация) покрывает расходы на обслуживание и ремонт труб и сооружений. Для расчёта этого платежа необходимо сложить потребление горячей и холодной воды в квартире и умножить на установленный тариф. 

Газ

Этот ресурс в первую очередь используется для приготовления пищи, нагрева воды и обогрева помещений. Для каждой услуги есть свой тариф, который тоже определяет РЭК. Цена на газ зависит от целей его использования — например, тариф для газовых плит может отличаться от тарифа на газовое отопление.

Кроме этого, к коммунальным платежам относят регулярные взносы владельцев жилплощади за капитальный ремонт здания и платежи за эксплуатацию муниципального жилья. Это выплаты с фиксированным размером, они начисляются вне зависимости от наличия в квартире жильцов, поэтому их, как правило, возмещает сам собственник. 

Холодное водоснабжение на общедомовые нужды представляет собой воду, которая используется для удовлетворения потребностей всего дома — таких, как мытье лестниц и лестничных клеток.

Расчёт платы осуществляется путем вычитания объёма потребления воды по квартирным счётчикам из общего объёма потребления в доме, а затем разделения разницы между квартирами с учётом площади. Если полученное значение меньше норматива, то начисляется фактическая сумма, а если больше, используется нормативная схема расчёта. Жильцы заинтересованы в том, чтобы платить меньше, поэтому УК следит за ремонтом труб и других коммуникаций в доме, чтобы избежать потерь воды и убытков для жильцов.

Общедомовое использование горячей воды включает в себя её использование для уборки помещений в доме и других нужд. Тариф на горячую воду для общего потребления состоит из стоимости холодной воды и стоимости тепла на подогрев. Расчёт платы производится на основе разницы между общим потреблением и потреблением по квартирным счётчикам, которую затем делят на всех жильцов.

Для обеспечения работы лифтов, домофонов, видеонаблюдения и освещения в многоквартирном доме необходима электроэнергия. Стоимость электроэнергии на общедомовые нужды определяется так: нужно вычесть электроэнергию, затраченную на индивидуальное потребление, из общего потребления. Разницу делят между всеми собственниками в соответствии с площадью их квартиры

Тарифы на электроэнергию определяются РЭК и зависят от различных факторов, включая тип квартиры. Например, для квартир с газовыми плитами он один, если же используется электрическая плита тариф — может быть ниже.

Плата за содержание жилья включает в себя различные расходы на поддержание порядка в доме и во дворе, подготовку к отопительному сезону, устранение аварий и выплату зарплаты работникам управляющей компании или ТСЖ. Она рассчитывается так: нужно умножить площадь квартиры на ставку, которую утверждает общее собрание собственников или муниципальная администрация. Различные многоквартирные дома имеют разные затраты на содержание — например, ЖК с большими дворами требуют больше расходов.

Взносы на капитальный ремонт направлены на проведение ремонта и реконструкцию фасадов, фундаментов, крыши, системы отопления, вентиляции и канализации. Обычно жильцы платят взносы в региональный фонд капитального ремонта. Также на общем собрании собственников они могут принять решение о создании специального счёта для накопления этих средств.

Сбор за обработку твердых коммунальных отходов (ТКО) тоже является одной из коммунальных услуг, которую обязаны оплачивать все жители квартиры, включая как постоянных, так и временных.

В разных регионах существуют различные подходы к расчёту платы за вывоз мусора: в некоторых субъектах РФ плата зависит от площади жилья, в других — от количества проживающих.

Ответственность за вывоз мусора лежит на региональном операторе, который заключает договор с потребителем услуги. Но это соглашение не всегда заключается письменно. Например, если потребитель самостоятельно собирает мусор и относит его в контейнер, а оператор осуществляет его вывоз и утилизацию, то договор считается заключённым по умолчанию — на основе согласия сторон.

Для услуг вывоза мусора договор может быть заключён непосредственно между потребителем и оператором либо через посредника, например, через управляющую компанию, которая подпишет соглашение с организацией по вывозу.

Как оператор рассчитывает услуги по вывозу мусора

Коммунальные службы предоставляют оператору информацию о количестве проживающих, включая постоянных и временных жителей. Даже если житель не зарегистрирован в квартире на постоянной основе, он всё равно обязан платить за услуги вывоза мусора. Потребители считаются временно проживающими, если они находятся в квартире более 5 дней. Собственник обязан информировать коммунальные службы об изменениях в составе проживающих в течение 5 рабочих дней с момента технического получения ими статуса временного жильца.

Для правильного начисления платы за вывоз мусора коммунальные службы могут запрашивать данные о количестве жильцов в квартире. Если временные жильцы отсутствуют, плату начисляют только на собственников. Если потребитель отказывается подписать акт о количестве жильцов, в нём могут расписаться два соседа и член совета дома или председатель ТСЖ или кооператива.

Акт должен содержать информацию о дате и времени составления, данные о собственнике и проживающих, количестве временно проживающих и дате начала проживания, а также подписи участников или отметку об отказе от подписания.

После составления акта о количестве проживающих в квартире коммунальщики оставляют один экземпляр акта собственнику или постоянно проживающему в квартире человеку, а другой отправляют в ОВД в течение трёх дней. Коммунальщики начисляют плату в соответствии с новым количеством проживающих, а полиция проверяет законность проживания людей в квартире. Никаким другим способом изменить плату за вывоз мусора в одностороннем порядке невозможно.

В случае, если собственник сдал квартиру в аренду, он обязан сообщить о том, что в помещении стало проживать больше людей. ТСЖ или УК и сами могут понять это по косвенным признакам (например, на арендаторов пожаловались соседи за то, что они постоянно шумят). В случае, если жильцы съехали, хозяин квартиры обратился в УК или ТСЖ с просьбой изменить указанное в квартире число жильцов, а коммунальщики продолжают выставлять счета по-старому, стоит добиваться перерасчёта.

В случае, если УК или ТСЖ не реагирует, узнать, отправляли ли они акт о проживающих, можно в местном ОВД. Если акт не был отправлен, стоит обжаловать действия коммунальщиков:

• обратиться в прокуратуру;
• пойти в государственную жилищную инспекцию (ГЖИ), которая проверяет начисления по обращениям граждан. Если ГЖИ обнаружит нарушения, то она может выдать предписание коммунальным службам о том, чтобы пересчитать плату за услуги. Если коммунальщики не исполнят предписание, то ГЖИ может обратиться в суд;
• вы также можете обжаловать предписания инспекции и защищать свои права в суде.

На размер ежемесячных платежей за коммунальные услуги влияет множество факторов, и не все из них очевидны. Среди них могут быть: 

• наличие общедомового прибора учёта;
• утечки в системах;
• различия в тарифной политике региона.

Счёт за коммуналку может быть существенным даже для небольших квартир, и наоборот. Сократить платежи можно, потребляя меньше электроэнергии и воды, а также экономя на отоплении с помощью индивидуальных счётчиков тепла. 

В новых домах платежи за содержание жилья могут быть выше, потому что там много нового оборудования, требующего обслуживания (шлагбаумы, камеры видеонаблюдения).

В среднем, российские семьи, проживающие в многоквартирных домах, ежемесячно платят немногим больше 6000 рублей за коммунальные услуги. Эта сумма включает в себя 30% на оплату отопления, 20% на содержание и текущий ремонт жилья, 20% на оплату воды (включая канализацию), 12% на оплату электричества и 18% на другие расходы — такие, как взносы на капитальный ремонт, вывоз мусора, газ и услуги консьержей. При этом 30% россиян считают, что не пользуются услугами по содержанию и текущему ремонту помещения, хотя эта услуга обязательна для многоквартирных домов.

Во время обсуждения условий аренды необходимо сразу проговорить, какие именно платежи будет возмещать квартиросъёмщик. Чаще всего арендатор оплачивает только перечисленные выше услуги, так как они напрямую связаны с эксплуатацией жилья. К этому списку также может добавиться вывоз мусора, оплата Интернета и телефонной связи по договорённости сторон.

Как правильно рассчитать стоимость «коммуналки»

После того, как вы разобрались со статьями коммунальных расходов, которые будет оплачивать арендатор, стоит определиться, как именно рассчитывать сумму ежемесячного платежа. Существует два варианта.

Сумма коммунальных платежей зафиксирована (не меняется в течение срока действия договора аренды). Хозяин жилья может взять на себя полную оплату услуг — в этом случае стоимость услуг ЖКХ заранее включается в арендную ставку.

В таком формате для арендодателя есть свои плюсы:

• он сам контролирует оплату услуг;
• ему не нужно постоянно напоминать жильцам об оплате коммуналки;
• не возникнет проблем с управляющей компанией.

Рассчитывая ежемесячную арендную плату, собственник предварительно высчитывает приблизительные расходы за свет, воду и прочие услуги и прибавляет их к аренде. В этом случае жильцу остаётся только поверить хозяину на слово, что доля коммуналки не завышена.

Этот способ расчёта наиболее простой: нужно просто установить среднюю стоимость «коммуналки», исходя из опыта собственника и арендатора. Но есть существенный недостаток — количество израсходованной энергии/воды/газа в данном случае не учитывается. Например, расход электричества зависит от времени года и образа жизни жильцов, а отопление и вовсе является сезонным платежом. Трудно заранее установить стоимость «коммуналки» на таком уровне, чтобы для арендатора она не была огромной, а арендодателя не вводила в убытки. По этой же причине у налоговых органов могут возникнуть претензии в оправданности такого расчёта стоимости арендной платы.

При прочих равных условиях арендатор предпочтёт квартиру с самостоятельной оплатой услуг — так у него будет шанс самому контролировать свои расходы по потребляемым ресурсам.

Арендная плата состоит из двух частей: постоянной и переменной.

Постоянная часть является фиксированной — это плата за пользование арендуемой жилплощадью. Переменная складывается из стоимости объёма электроэнергии, водоснабжения и других коммунальных услуг, которые арендатор фактически потребил за месяц на основании счетов от поставщиков. Этот вариант более удачный: у собственника и арендатора не будет вопросов к сумме оплаты.

Как документально оформить оплату коммунальных услуг

Мало просто оговорить возмещение «коммуналки» на словах — все условия выплаты нужно закрепить документально, чтобы не возникло спорных моментов. Это можно сделать тремя способами:

• включить стоимость коммунальных услуг в арендную плату и закрепить в договоре аренды;
• не включать стоимость коммунальных услуг в арендную плату и закрепить это в договоре аренды или в отдельном соглашении;
• заключить агентский договор, по которому собственник сам оплачивает коммунальные услуги, а затем получает компенсацию от арендатора.

Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов подробнее.

Стоимость коммунальных услуг включена в арендную плату и закреплена в договоре аренды

В данном случае в договоре вы прописываете стоимость аренды, в которую уже входит оплата коммунальных платежей. При составлении договора важно прописать, что «коммуналка» включена в стоимость, и указать фиксированную сумму.

Например, собственник сдаёт квартиру за 30 000 рублей в месяц. Дополнительно каждый месяц арендатор должен платить 3000 рублей за «коммуналку». В договоре в этом случае будет указываться стоимость аренды в 33 000 рублей с указанием, что 3000 рублей из этой суммы — фиксированная оплата за коммунальные услуги.

Стоимость коммунальных услуг не включена в арендную плату и закреплена в договоре аренды/отдельном соглашении

В этом случае арендная плата за пользование помещением и оплата коммунальных услуг разделяются на два разных платежа, которые арендатор оплачивает отдельно. Закрепить эти условия можно как в пункте договора аренды, так и в отдельном договоре.

Отдельное соглашение для возмещения коммунальных услуг должно заполняться на типовом бланке в двух экземплярах. Такая форма позволяет наиболее подробно расписать детали оплаты «коммуналки»: способ расчёта суммы, порядок оформления актов, сроки оплаты и т.д.

Образец дополнительного соглашения на возмещение коммунальных услуг можно найти здесь.

Собственник сам оплачивает коммунальные услуги, а арендатор затем возмещает их стоимость по агентскому договору

Налоговый кодекс предусматривает ещё один способ документально оформить возмещение «коммуналки» — через агентский договор. 

В данном случае в договоре аренды нужно прописать, что арендатор самостоятельно оплачивает коммунальные услуги. После этого стороны заключают отдельный агентский договор, по которому арендатор поручает собственнику:

• оформлять необходимые для оплаты коммунальных услуг документы;
• получать от нанимателя деньги в счёт оплаты коммунальных услуг и переводить их поставщикам.

Этот вариант хорошо сэкономит время собственникам, чьи жилые помещения часто снимают разные арендаторы. Не нужно изменять положения договора аренды индивидуально для каждого арендатора, достаточно всего лишь перезаключать агентские договоры.

Важно отметить, что статьей 1005 ГК РФ «Агентский договор» по закону соглашение должно быть возмездным, а значит, сторонам нужно договориться о сумме вознаграждения для собственника, который берёт на себя функции агента (вознаграждение может быть символическим). 

Образец агентского договора на оплату коммунальных услуг можно найти здесь.

Нюансы договора: о чём важно не забыть

Определившись с предыдущими пунктами, нужно перейти к составлению текста договора. Важно помнить, что с момента подписания документ имеет юридическую силу, поэтому нужно тщательно продумать все нюансы. Не забудьте о следующих пунктах:

• срок действия договора;
• срок ежемесячного внесения оплаты коммунальных платежей арендатором;
• срок ежемесячного выставления счетов собственником;
• порядок расчёта стоимости коммунальных услуг;
• способ оплаты коммунальных платежей (наличные/перевод);
• платёжные реквизиты обеих сторон;
• паспортные данные обеих сторон;
• порядок решения возможных споров между сторонами (чаще всего — через суд);
• санкции в случае просрочки платежей за коммунальные услуги;
• возможности расторжения договора;
• порядок действий в случае, если тариф за коммунальные услуги повышается вне зависимости от сторон.

А что с налогами?

Законодательство признаёт услуги по сдаче жилых помещений в аренду объектом налогообложения. Это значит, что собственник обязан задекларировать доход с аренды и уплачивать налог в размере 13% (в случае физлица) и 4% (в случае оформленной самозанятости) от полученной суммы.

А декларировать ли сумму, которую собственник дополнительно получает от арендатора за возмещение коммунальных услуг? Является ли она доходом по закону? Согласно налоговому кодексу есть два варианта.

Если в договоре закреплена фиксированная сумма за коммунальные услуги

Например, собственник сдаёт квартиру по договору за 20 000 рублей в месяц, и отдельно наниматель платит фиксированную сумму в 3000 рублей за коммунальные услуги ежемесячно.

В данном случае закон признает оплату 3000 рублей за «коммуналку» доходом собственника, поэтому эту сумму тоже нужно декларировать и платить с неё налог.

Если наниматель платит за «коммуналку» по счётчикам

Обратная ситуация получается, когда в договоре аренды прописано, что собственник сдаёт квартиру за 20 000 рублей в месяц, и дополнительно наниматель ежемесячно оплачивает стоимость объёма потреблённой воды, электроэнергии и отопления по счётчикам от поставщика.

Эта сумма не признается доходом собственника, а, значит, фиксировать её в  декларации и платить налог не нужно.

Порядок исчисления НДС

Минфин указывает, что сумма платежей арендаторов должна учитываться в составе доходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Таким образом, Министерство финансов ссылается на то, что, по статье 251 Налогового кодекса, нет исключений по налогу на прибыль для таких доходов.

Учёт коммунальных платежей зависит от того, каким способом оплачивается коммуналка. 

Коммуналка» уже включена в платёж. В таком случае никаких проблем с учётом не возникает, это самый простой вариант: вся сумма аренды, за исключением НДС, включается в доходы.

Однако этот вариант может нести существенные риски для арендодателя. Например, если арендатор решил майнить биткоины, и счёт из-за потреблённой энергии сильно вырос. 

В договоре предусматривается условие, что «коммуналка» возмещается сверх обычных арендных платежей. Здесь возникает сложность: сумма коммунальных платежей не соответствует определению расходов. Следовательно, сумма возмещения не учитывается в составе расходов, а после оплаты ЖКХ не возникает никакой выгоды.

А вот по налогу на прибыль, если следовать разъяснениям Минфина, доход возникает, в соответствии со статьей 250 Налогового кодекса. Признается он на дату предъявления арендатором документов на возмещение коммунальных расходов.

Стоимость коммунальных услуг будет учитываться в составе материальных расходов, если сдача в аренду происходит на постоянной основе (в этом случае дата учета — это дата подписания актов передачи коммунальных услуг) либо вне реализационных расходов на основании статьи 265 Налогового кодекса, если аренда носит несистематический характер. В этом случае расходы признаются на дату предъявления документа поставщиками коммунальных услуг либо на последнее число отчетного периода.

Подробнее об НДС

В целом НДС на услуги принадлежат к налоговому вычету, если принимается к учёту. 

Но, согласно официальной позиции Минфина и Налоговой, арендодатель не включает стоимость коммунальных услуг в налоговую базу по НДС — следовательно, у него нет основания принимать к вычету НДС, предъявленный поставщиками коммунальных услуг.

При этом, по мнению чиновников и некоторых судебных органов, арендодатель должен включить предъявленную ему сумму НДС в стоимость коммунальных услуг, которые потребляет арендатор. 

Однако по данному вопросу существует и другая позиция, отражённая в судебной практике. Суды указывают, что арендодатель в рассматриваемой ситуации вправе принять к вычету всю сумму входного НДС, предъявленного поставщиками коммунальных услуг, и в этом случае к возмещению арендатор и арендодатель предъявит стоимость коммунальных услуг без учёта входного НДС

Кроме того, в арбитражной практике отражена ещё одна позиция по данному вопросу. Согласно ей, арендодатель вправе выставить счета арендатору в порядке возмещения расходов на коммунальные услуги, а арендатор имеет право на вычет суммы НДС, уплаченного по таким счетам.

Вывод

1. Нанимателю и собственнику перед заключением договора аренды нужно определиться, за какие именно коммунальные услуги будет платить арендатор. Чаще всего наниматели возмещают стоимость электроэнергии, водоснабжения, газоснабжения, водоотведения и отопления. По договорённости к этому списку может добавиться плата за интернет и телефонную связь.
2. Далее нужно детально обсудить, каким образом будет рассчитываться сумма «коммуналки». Есть два основных способа расчёта — договориться о фиксированное ежемесячной сумме оплаты коммунальных услуг исходя из опыта сторон или решить, что арендатор будет каждый месяц оплачивать сумму «коммуналки» по счетам от поставщиков.
3. Обговорённые условия оплаты коммунальных услуг необходимо закрепить документально одним из трёх способов: в договоре аренды, в отдельном соглашении или в агентском договоре.
4. Важно не забыть проверить, все ли нюансы возмещения коммуналки прописаны в документах.
5. После подписания договора собственнику нужно позаботиться о налоговой декларации дохода с возмещения коммунальных услуг. Если наниматель ежемесячно платит фиксированную сумму за «коммуналку», то этот доход должен подаваться в декларацию. Если арендатор каждый месяц оплачивает коммунальные услуги по счетам от поставщиков, то эта сумма по закону не считается доходом собственника и не облагается налогом.